Otomatik mail gönderme özelliği Logo yazılımın kullandığı veri tabanı yönetim uygulaması olan Microsoft SQL Server tarafından sağlanmaktadır. Eğer kullandığınız Microsoft SQL Server veri tabanı yönetim uygulaması; Standart Edition veya üstü bir sürüm ise bu özelliği ücretsiz bir şekilde kullanabilirsiniz.
Otomatik mail de neymiş? Ne işime yarar ki?
Otomatik mail gönderimi ile bilgilendirmede aklınıza gelebilecek ve sizlere fayda sağlayacak bir çok iş üretebilirsiniz. Örneğin; bayi ağı olan bir toptan satış firması olduğunuzu düşünelim. Satış yaptığınız müşterileri Türkiye’deki coğrafi konumlara göre sınıflandırdığımızı kabul edelim. Sınıflandırmamız: Marmara, Ege, Karadeniz … Güney Doğu Anadolu gibi 7 bölge şeklinde olacaktır. Her bir bölgenin başında da bir bölge sorumlusu olduğunu düşünelim. Finans yöneticisi olarak sisteme girilen tahsilatların; tahsilat tiplerine (nakit, çek ve senet, kredi kartı gibi) ve hangi müşteriden ne kadarlık bir tahsilat yapıldığına göre belirli periyotlarla (günlük, haftalık, aylık gibi) müşterinin bağlı olduğu bölge yöneticisine sistem tarafından otomatik olarak mail (HTML, ekli Excel,PDF formatları gibi) atılmasını isteyebiliriz.
Bu sadece bir örnek ihtiyaca göre elbette örnekler değişecektir.
Kasalara Limit Belirleyin; Limit Aşılırsa Size Mail Gelsin
İşletme yönetim politikaları gereği her bir kasa için limit uygulaması belirlemiş ve bu limitin üzerinde ilgili kasada para tutulmamasını isteyebilir. Böyle bir durumda ilgili kasa için belirlenen limiti üstünde kasada para olması halinde muhatap ve yöneticilere durumu özetleyen bir mailin sistem tarafından atılması istenebilir.
Örneğin; ABC işletmesi, İzmir / Aliağa iş yeri için tanımlanmış olan kasada günlük tutulacak bakiye limitini 5.000 TL olarak belirlemiş, bu limitin aşılması halinde muhatap olan şube sorumlusu Mehmet Beye ve bağlı olduğu yönetici Ahmet Beye otomatik mail atılmasını yönetim politikası olarak belirlemiştir.
Otomatik olarak atılacak bu mail sonrası muhatap içinde bulunduğu durumu bağlı olduğu yöneticisine izah edecek ve işletme politikalarına aykırı gerçekleşen durumu düzeltmek için gereğini yapacaktır.
Böylelikle yönetici iç kontrol sistemi için önemli olan yönetim politikalarına aykırı hal ve tutumlardan zamanında haberdar olup, gerekli tedbirleri alma imkanı bulacaktır.
Bu örnek uygulama ile ilgili video aşağıda bilginize sunulmuştur.
